Управлять проектом в несколько кликов: «АСофт21» помог автоматизировать проектную деятельность в госсекторе

Все участники проектов работают в одном месте, в едином инструменте»: система по управлению проектами заработала в Чувашии

Строительство дороги, создание сайта, запуск госуслуги. Как вы думаете, что их объединяет? Все это проекты. В современных реалиях уметь управлять проектами важно не только в бизнесе, но и в госуправлении. Госслужащие каждый день ведут проекты разной степени сложности и масштаба. Их своевременное выполнение влияет на качество жизни очень многих людей.Строительство дороги, создание сайта, запуск госуслуги. Как вы думаете, что их объединяет? Все это проекты. В современных реалиях уметь управлять проектами важно не только в бизнесе, но и в госуправлении. Госслужащие каждый день ведут проекты разной степени сложности и масштаба. Их своевременное выполнение влияет на качество жизни очень многих людей.

В Чувашии применяют проектный подход в том числе и при реализации проектов цифровой трансформации. Это значит, что весь процесс следует определённым правилам. Все начинается с идеи. Например, в каком-то министерстве решили оптимизировать некий процесс с помощью внедрения информационной системы. Так появляется проектная инициатива. Если она успешно проходит защиту, то получает финансирование и становится проектом. И таким образом воплощается в жизнь.

Команда «АСофт21» помогла автоматизировать управление проектной деятельностью. По заказу Минцифры Чувашии специалисты компании доработали систему электронного документооборота (СЭД) и отразили в ней все рабочие процессы реализации проектов. Так появилась подсистема УПД. Чтобы не усложнять текст сложными терминами, будем называть ее системой или УПД.

В создании системы, в том числе разработке требований к ней, участвовали эксперты от АНО «Центр цифровой трансформации Чувашской Республики». Учреждение курирует реализацию проектов цифровой трансформации в регионе. Руководители проектов цифровой трансформации стали первыми пользователями новой системы. Мы пообщались с Дмитрием Харитоновым, директором АНО «Центр цифровой трансформации Чувашской Республики». Он рассказал об истории создания системы и первом опыте взаимодействия с продуктом.  

Вопрос: "Управление проектами – сложный и многоступенчатый процесс. Безусловно, рано или поздно встает вопрос автоматизации. Какое программное обеспечение раньше использовали для этих целей? И почему решили от него отказаться?"

В прошлом году мы начали внедрять проектный подход и в качестве инструмента использовали информационную систему Битрикс. Эту систему нам предоставил Аналитический центр при Правительстве Российской Федерации в соответствующей конфигурации, которая позволяла вести управление проектами. Система в целом была достаточно неплохой, но имела ряд недостатков. Основной – это ограниченное количество учетных записей на Чувашскую Республику. Их нам предоставили 400. Для наших потребностей это было недостаточно. Среди других минусов можно выделить невозможность заведения учётных записей для коммерческих организаций. Доступ к системе могли получить представители министерств, подведомственных организаций, муниципалитетов – иными словами только госсектор. Мы не могли туда добавить, к примеру, разработчиков, поэтому проектные команды были неполными, а это нарушало проектную деятельность.



Также у региона не было прав администратора в системе. По любому вопросу нам приходилось обращаться в техническую поддержку и ждать ответа.

Ну, и заключительный минус – мы не имели возможности адаптировать продукт под свою специфику. Нам дали определенную версию, жестко регламентированную, и мы не могли поменять ее под свои задачи. Безусловно, система «Битрикс» имеет свои преимущества, но, к сожалению, не подошла нам для использования в рамках проектного управления. Отсюда и родилась идея разработать свою систему.

 

Вопрос: "Мы знаем, что эти недостатки были учтены при разработке новой системы. Какие элементы/функции вы для себя определили как обязательные?

Основное требование – чтобы доступ в систему могли получить любые пользователи, которые участвуют в реализации проектов.

Нам необходимо было разработать конфигурацию, которая отражает специфику ведения проектов Чувашской Республики, включая отображение финансирования (с детализацией по уровням бюджета), гибкую настройку показателей по срокам и единицам измерения, систему уведомлений и систему ролевых моделей. В проектном управлении предусмотрены такие роли, как куратор проекта, представитель заказчика проекта, наблюдатель проекта – у каждого свои полномочия, нужно было это учесть.

5500
Пользователей зарегистрировано 
в системе 
2000
Задач заведено в более чем 30 проектах
220
Органов власти и организаций, включая подведомственные учреждения

Среди обязательных элементов системы можно выделить аналитический блок. Нам было важно разработать персональные отчеты пользователей и руководителей проектов, дашборды.

Персональные отчеты – это инструмент аналитики по проектам, реализованный в виде диаграмм и гистограмм. Например, исполнители должны видеть, сколько всего задач у них находится в работе, нет ли среди них просроченных. Руководителям проектов важна общая картина: сколько задач по проекту всего находится в работе, сколько из них уже выполнены, по каким из них истекает срок выполнения.


Вопрос: "Судя по описанию, это достаточно сложное решение. Как быстро реализовали проект?"

К разработке приступили в июле 2023 года, рабочую версию представили уже в середине ноября. Первые проекты мы начали вести в системе с декабря.

УПД задумывалась как подсистема СЭДа – системы электронного документооборота. Исполнительным органам эта система известна, они в ней уже работают не первый год. Все пользователи, у которых есть учётные записи в СЭДе, автоматически получили учетные записи и в подсистеме управления проектной деятельностью. Таким образом, им не пришлось регистрироваться еще в одном сервисе.

 

Вопрос:  "Получается, у всех исполнительных органов и муниципалитетов есть учетные записи в системе. А сколько это в людях, если говорить языком цифр? И сколько проектов ведется в системе?"

Система может похвастаться внушительной пользовательской базой. В УПД почти 5,5 тысяч учетных записей. На сегодняшний день в систему заведено 30 проектов. Это проекты цифровой трансформации, эффективного региона и иные проекты, инициированные исполнительными органами Чувашской Республики.

 

Вопрос: "Какие эффекты от внедрения системы можете отметить?"

Наверно, об эффектах мы сможем говорить чуть попозже, по завершении проектов. Но то, что мы можем собрать всех участников проектов в этой системе, это для нас очень большой плюс. Нам сильно не хватало, чтобы все участники проектов работали в одном месте, в едином инструменте и видели все задачи по проекту, статус выполнения.

Благодаря аналитике мы всегда знаем, на какой стадии реализации находится проект, какой процент от этого проекта был уже выполнен, где есть узкие места, где нужно «поднажать».

Несмотря на то, что инструмент достаточно гибкий, мы видим перспективу его развития.

 

Вопрос: "Как говорится, нет предела совершенству. Планируете ли какие-то доработки и улучшения системы?"

В этом году мы хотим реализовать мобильное приложение. Думаем, что это будет удобный функционал для пользователей. Также хотим добавить цветовую индикацию статусов задач. Это поможет пользователям быстрее ориентироваться, какие задачи актуальны, какие «сгорают» в ближайшие дни, по каким есть запас по времени. Также продолжим работу над отчетными формами: добавим новые, доработаем имеющиеся. Учтем пожелания пользователей, которые касаются изменения интерфейса системы для того, чтобы она была более адаптивной. Вот такая работа предстоит.

Благодарим за беседу.


входит в Интервью